| Regulamin rekrutacji i udziału w Kwantowej Szkole Letniej „Q-camp” |
Informacje ogólne 1. Organizatorem Kwantowej Szkoły Letniej “Q-camp” dla studentów studiów licencjackich, magisterskich i doktoranckich z całego świata jest Wydział Matematyki, Fizyki i Informatyki Uniwersytetu Gdańskiego. 2. Celem Kwantowej Szkoły Letniej “Q-camp” jest poszerzenie wiedzy o podstawach teorii informacji kwantowej wśród studentów studiów licencjackich, rozpropagowanie kierunku studiów magisterskich “Quantum Information Technology”, oraz zaprezentowanie osiągnięć naukowych gdańskiej szkoły informacji kwantowej. 3. Zajęcia będą prowadzone w formie wykładów i warsztatów w trybie stacjonarnym w budynku Instytutu Informatyki Uniwersytetu Gdańskiego w dniach od 25 sierpnia 2025 do 4 września 2025. 4. Szczegółowe informacje dotyczące programu szkoły letniej dostępne są na stronie internetowej: qcamp.ug.edu.pl 5. Uczestnicy powinni posiadać status studenta zarówno podczas rekrutacji jak i wydarzenia. 6. Uczestnicy powinni mieć ukończony co najmniej 1 rok studiów licencjackich na kierunku z dyscypliną wiodącą będącą jedną z następujących: nauki fizyczne, matematyka, informatyka, informatyka techniczna i telekomunikacja, nauki chemiczne, automatyka, elektronika i elektrotechnika. Muszą posługiwać się językiem angielskim w stopniu co najmniej średniozaawansowanym (poziom B2). 7. W szkole letniej może wziąć udział 25 uczestników. Komisja rekrutacyjna może podjąć decyzję o zwiększeniu powyższego limitu. 8. Uniwersytet Gdański zastrzega sobie prawo do odwołania szkoły letniej “Q-camp” w związku z wypadkiem losowym lub siłą wyższą. |
Zasady rekrutacji do szkoły letniej 9. Terminy rekrutacji zostaną opublikowane na stronie internetowej: qcamp.ug.edu.pl 10. Rekrutacja jest bezpłatna. 11. Rekrutacja będzie prowadzona w oparciu o zasadę równości szans i niedyskryminacji, umożliwiającą uczciwy i pełny udział w szkole letniej wszystkim osobom z grupy docelowej, bez względu na płeć, niepełnosprawność, grupę etniczną i kraj pochodzenia. 12. Rekrutacja będzie prowadzona poprzez formularz rekrutacyjny dostępny na stronie internetowej qcamp.ug.edu.pl 13. Aby skutecznie ubiegać się o uczestnictwo w szkole, kandydat musi wypełnić wszystkie obowiązkowe pola oraz zaakceptować zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz inne klauzule zawarte w formularzu rekrutacyjnym. Dodatkowo wymagane jest dołączenie podpisanych skanów następujących dokumentów: – CV zawierające informacje na temat wykształcenia, zainteresowań, ewentualnych nagród oraz projektów, w których student uczestniczył, – list motywacyjny (max. 400 słów), – dokument potwierdzający status studenta zawierający informację o aktualnym roku studiów, wydany przez uczelnię macierzystą. 14. Komisja rekrutacyjna przeprowadza postępowanie kwalifikacyjne, tj.: weryfikację dokumentów złożonych przez kandydatów, selekcję uczestników, powiadomienie kandydatów o wynikach postępowania kwalifikacyjnego, sporządzenie raportu podsumowującego postępowanie kwalifikacyjne. 15. Wybór uczestników szkoły zostanie dokonany na podstawie następujących kryteriów: a. spełnienie wymogów formalnych, b. osiągnięcia kandydata związane z tematyką szkoły, c. treść rekomendacji tutora/wykładowcy, d. adekwatność kierunku studiów. Kandydat otrzymuje punkty w skali 0-1 za kryterium a., 0-4 za kryterium b., 0-3 za kryterium c. i 0-2 za kryterium d. Punktacja końcowa ustalana jest na podstawie wzoru P = pa(pb + pc + pd), gdzie px oznacza liczbę punktów przyznaną za kryterium x. 16. W przypadku trudności z adekwatnym przyznaniem punktów w poszczególnych kryteriach komisja rekrutacyjna może podjąć decyzję o przeprowadzeniu rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami. Rozmowy kwalifikacyjne zostaną przeprowadzone online. W takim przypadku termin rozmowy kwalifikacyjnej zostanie ustalony z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. O terminie rozmowy kwalifikacyjnej kandydaci zostaną poinformowani drogą mailową. 17. O wynikach rekrutacji uczestnicy zostaną powiadomieni drogą mailową na adres podany w formularzu rekrutacyjnym. 18. Na decyzję komisji rekrutacyjnej nie przysługuje odwołanie ani wniosek o uzasadnienie. 19. W przypadku rezygnacji ze szkoły przez któregokolwiek z przyjętych kandydatów, komisja rekrutacyjna może przyjąć kandydata z listy rezerwowej lub przeprowadzić dodatkowe postępowanie rekrutacyjne. |
Zasady uczestnictwa w szkole letniej 20. Uczestnictwo w szkole letniej jest bezpłatne. 21. Organizatorzy umożliwią uczestnikom wynajęcie na czas trwania szkoły pokoju jednoosobowego w domu studenckim Uniwersytetu Gdańskiego po zredukowanej cenie. 22. Udział w Projekcie kończy się wydaniem certyfikatu pod warunkiem ukończenia szkoły. 23. Warunkiem ukończenia szkoły letniej wymagana jest obecność na przynajmniej 80% zajęć. 24. Uczestnicy wyrażają zgodę na wykonanie zdjęć grupowych podczas zajęć, a także – na podstawie odrębnych zgód i oświadczeń – wyrażą zgodę na przetwarzanie i wykorzystywanie wizerunku. 25. Uczestnicy mogą wziąć udział w dwóch wydarzeniach towarzyszących: debacie Q-con (29 sierpnia 2025) oraz hackathonie (5-7 września 2025) bez dodatkowej procedury kwalifikacyjnej. |
Zasady rezygnacji ze szkoły letniej 26. Zakwalifikowany uczestnik szkoły letniej może zrezygnować z udziału w szkole przed rozpoczęciem. Nie poniesie z tego tytułu żadnych konsekwencji pod warunkiem, że poinformuje o tym organizatorów przynajmniej 7 dni przed rozpoczęciem szkoły. 27. Uczestnik, który rozpocznie udział w szkole, może w trakcie jej trwania zrezygnować z ważnego powodu z dalszego udziału. W przypadku zaistnienia tej okoliczności powinien niezwłocznie poinformować o tym organizatorów. Organizatorzy mogą wyrazić zgodę na nieobciążanie uczestnika kosztami jego uczestnictwa w szkole poniesionymi przez organizatorów. 28. W przypadku, gdy uczestnik przerwie udział w szkole bez złożenia oświadczenia o rezygnacji, lub nie wykaże się obecnością na przynajmniej 80% zajęć, zostanie to uznane za samowolną rezygnację ze szkoły. W tym przypadku będzie on obciążony całkowitymi kosztami jego uczestnictwa w szkole poniesionymi przez organizatorów. |
| Regulations for the recruitment to and participation in the Quantum Summer School “Q-camp” |
General information 1. The Quantum Summer School “Q-camp” is organized for undergraduate, graduate and PhD students from all over the world by Faculty of Mathematics, Physics and Informatics of the University of Gdańsk. 2. The aim of the Quantum Summer School “Q-camp” is to increase knowledge of the foundations of quantum information theory among undergraduate students, to promote the Master’s degree programme “Quantum Information Technology”, as well as to present the achievements of the Gdansk school of quantum information science. 3. Classes will be held in the form of lectures and workshops in the stationary mode in the building of the Institute of Informatics, University of Gdańsk in the period from 25 August 2025 to 5 September 2025. 4. The detailed information concerning the programme of the summer school is available on the website: qcamp.ug.edu.pl 5. Participants should have the status of a student during the recruitment and event. 6. Participants should have completed at least one year of undergraduate study in a subject with a leading discipline being one of the following: physical sciences, mathematics, computer science, technical computing and telecommunications, chemical sciences, automatics, electronics and electrical engineering. They must have at least an intermediate command of English (B2 level). 7. There is a limit of 25 participants attending the summer school. The recruitment committee may decide to increase this limit. 8. The University of Gdańsk has the right to cancel the summer school “Q-camp” due to an accident or force majeure. |
Regulations for recruitment to the summer school 9. Application deadlines will be published on the website: qcamp.ug.edu.pl 10. Recruitment procedure is free-of-charge. 11. The recruitment will be carried out on the basis of the principle of equal opportunities and non-discrimination, enabling fair and full participation in the summer school by all people from the target group, regardless of gender, disability, ethnic group and country of origin. 12. Recruitment will be carried out through the recruitment form available on the website qcamp.ug.edu.pl 13. To apply effectively for participation in the school, a candidate must complete all mandatory fields and accept the consent to the personal data processing and other clauses contained in the recruitment form. In addition, it is required to attach the signed scans of the following documents: – CV, with a description of education, interests, possible awards and projects in which the student participated, – cover letter of up to 400 words, – confirmation of the student’s status with information about the current year of studies issued by the home university. 14. The recruitment committee conducts the recruitment procedure, i.e.: verification of the documents submitted by the candidates, selection of participants, notification the candidates about the results of the recruitment procedure, drawing up a summary report on the qualification procedure. 15. The selection of the school participants will be made on the basis of the following criteria: a. meeting the formal requirements, b. the candidate’s achievements related to the subject of the school, c. content of the tutor’s / lecturer’s recommendations, d. relevance of the field of study. The candidate is scored on a scale of 0-1 for criterion a., 0-4 for criterion b., 0-3 for criterion c. and 0-2 for criterion d. The final score is determined by the formula P = pa(pb + pc + pd) where px is the number of points for criterion x. 16. In the case of difficulties in adequately scoring each criterion, the Selection Committee may decide to interview the candidates. Interviews will be conducted online. In this case, the date of the interview will be arranged at least one week in advance. Candidates will be informed about the date of the interview by e-mail. 17. Participants will be notified of the enrolment results via e-mail to the address provided in the recruitment form. 18. There shall be no appeal or request for justification of the recruitment committee. 19. If any accepted candidate resigns from the school, the recruitment committee can accepted the candidate from the reserve list or the additional recruitment procedure could be conducted. |
Regulations for participation in the summer school 20. Participation in the summer school is free-of-charge. 21. The organizers will allow participants to rent a single room in the student house of the University of Gdansk for the duration of the school at a reduced price. 22. Participation in the Project ends with a certificate provided that the school has been completed. 23. In order to complete the summer school, a minimum of 80% of attendance rate is required. 24. Participants agree that group pictures will be taken during the classes, and, on the basis of separate consents and declarations, consent to the processing and use of their image.. 25. Participants can take part in two accompanying events: debate Q-con (29 August, 2025) and hackathon (5-7 September, 2025) without any additional qualification procedure. |
Rules for resignation from the summer school 26. A qualified Participant in the summer school may withdraw from the school before it begins. He or she will not suffer any consequences as long as he or she informs the organisers at least 7 days before the start of the school. 27. A Participant who has started the school may, for a valid reason, withdraw from further participation during the school. If this circumstance arises, he/she should inform the organisers immediately. The organisers may agree not to charge the participant with the costs of his participation in the school incurred by the organizers. 28. If a Participant interrupts his/her participation arbitrarily without prior resign notification or does not show attendance in at least 80% of the classes, this will be regarded as an arbitrary resignation from the school. In this case, he/she will be charged the full costs of his participation in the school incurred by the organizers. |